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是否曾經為確定應使用Access還是Excel而煩惱？可以理解。表面上，這兩個程序看起來很相似。畢竟，它們都存儲數據，并且您可以在單元格網格中輸入數據，對嗎？
如果難以在Access和Excel之間選擇，請回答一個重要問題：您需要將數據組織成關系數據結構還是平面數據結構？是的，這些術語艱澀難懂，但是不要被它們嚇倒。確定結構并不難，后續各節將介紹每種數據結構類型，并說明如何在這兩種類型之間選擇。
Access是為處理關系數據而設計的，而Excel最適于平面數據結構。
關系數據結構將信息劃分為邏輯塊，并將每個塊放在單獨的表中。例如，銷售數據庫通常將客戶相關信息（他們的姓名、地址和其他重要事實）放在一個表中，將客戶購買相關信息放在另一個表中。按這種方式組織數據可讓數據功能強大。
關系數據結構具有許多優點：
通過它，您可以回答重要的業務問題，如上周購買產品最多（或最少）的人員。此外，使用單獨的表，您可以更輕松地管理數據，因為每個表只包含部分信息。最后，關系結構幫助保持信息準確，因為您可以防止用戶在錯誤的表中輸入數據。
與關系數據結構相反，平面數據結構是一個與其他數據無關的簡單列表。例如，雜貨列表是一個平面文件，您的親朋好友列表也是一個平面文件。只要信息量不大，平面數據結構很容易創建，也很容易維護。
簡單列表在Excel中非常適宜。事實上，Excel是為創建和維護平面文件而設計的。
提醒一下，關系結構中的每個表也是平面文件。例如，在典型的銷售數據庫中，一個表包含客戶列表，另一個表包含訂單列表。結構類型之間的唯一真正差異是：對于平面文件，您不需要將一個列表中的數據與另一列表中的數據相關。每個列表自身也非常有用。
如何判斷是否需要關系結構呢？方法是再回答幾個問題：
第一，是否有許多重復數據？例如，是否需要不斷輸入城市或省份的名稱？如果是這樣，您可以將這些重復數據放在另一個表中，并創建關系結構。這樣做可以節省時間和工作量，因為不必在每次創建新記錄時重新輸入相同信息。
第二，是否想要跟蹤操作或活動？例如，是否想要跟蹤銷售或客戶投訴？每當您需要跟蹤操作時，關系數據結構通常最為適宜。如果對于這些類型的問題，您的答案是“否”，或者您的數據量較小，并不介意查看重復信息，那么請使用平面結構。雖然數據結構很重要，但是它們并不是選擇Access或Excel的唯一理由。
還有一些問題可幫助您在這兩個程序之間進行選擇：
第一，需要存儲和管理數據，還是需要分析數據？如果存儲是主要目標，請使用Access；如果要進行分析，請使用Excel。
第二，是否有很多數據？例如，Excel工作表是否太大，難以使用？如果是這樣，即使您有平面數據，Access也可以讓您的信息更易于查找。
數據主要是文本還是數字？Access可以在單個數據庫中存儲大量文本，可達2GB，而Excel是為存儲數字并對這些數字執行復雜計算而設計的。
以下是使用Access的其他一些理由：
是否需要幫助用戶輸入數據？例如，有些用戶在單元格網格中輸入數據時感到困難。使用Access，您可以通過以下方式解決該問題：創建數據輸入窗體，使準確地輸入數據更容易。
用戶是否需要報表？使用Access，您可以創建用戶隨時可以運行的報表。
當您需要讓多個用戶同時處理數據時，Access也是更好的選擇。多個用戶可以處理相同數據，因為當某個用戶更改某個記錄時，Access僅會鎖定該記錄。您可以與多個用戶共享Excel工作簿，但是當用戶在不同的時間更改Excel中的數據時，該過程最為適宜。
如果需要連接到多個數據源，并且直接在這些數據源中編輯數據，則Access是最佳選擇。您可以使用Excel查看外部數據，但不能更改該數據。
什么時候適合使用Excel呢？處理數字的時候！您可以運行復雜的假設分析模型和成本效益分析，而在Access中無法實現。
是否需要數據透視表？數據透視表是指您可以在其中旋轉行和列并查看不同的數據匯總的交互式表。通過Excel，您可以更輕松地處理數據透視表以及基于這些表的數據透視圖。
是否需要使用圖表或數據條直觀地傳達信息？Excel是理想工具。
最后，并非所有人都有Access，并且并非所有人都知道如何使用它。您的同事可能更喜歡Excel。
以上就是使用Access或Excel的一些理由。
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