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如果要在字段中顯示計算的結果，可以使用 Microsoft Access 所提供的預定義計算或自定義的計算。使用所謂“總計”的預定義計算，可計算出記錄組或全部 記錄的下列量值：總和(Sum)、平均值(Avg)、數量(Count)、最小值(Min)、最大值(Max)、 標準偏差(StDev)或方差(Var)。可以對每個字段選擇要進行的總計計算。
合計函數 Count 在計算時不能包括有空值 (Null) 的記錄。例如，Count 函數返回所有 無 Null 值記錄的數量。有一種方法可以對 Null 值進行計數，另外也可以將 Null 值轉換為零以便進行計算。如果要查找包含 Null 值的記錄總數，請在 Count 中使用用 星號 (＊) 通配符。
在字段中顯示計算結果時，結果實際并不存儲在基準窗體中。相反，Microsoft Access 在每次執行查詢時都將重新進行計算，以使計算結果永遠都以數據庫中最新的數據為準。因此， 不能人工更新計算結果。
在總計列中的其他值的含義：
Group By:
定義要執行計算的組，將記錄與指定字段中的相等值組合成單一記錄。
Expression:
創建表達式中包含合計函數的計算字段。通常在表達式中使用多個函數時，將創建計算字段。
Where:
指定不用于分組的字段準則。如果選定這個字段選項，Microsoft Access 將清除“顯示”復選框，隱藏查詢結果中的這個字段。
First :
指定第一個記錄。
Last :
指定最后一個記錄。
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